ARTICLE 41 : TENUE DES ASSEMBLEES. - PRESIDENCE ET BUREAUX. - FEUILLE DE PRESENCE. REPRESENTATION. - PROCES-VERBAUX.

A. - FEUILLE DE PRESENCE

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s’il y a lieu, des dispositions de l’article 22 (alinéa 2 et alinéa 3) et de l’article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l’assemblée. La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil.

B - REPRESENTATION

Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 5 p. 100 des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s’il participe à l’assemblée générale d’un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire. Le syndic, son conjoint, et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire.

Lorsque plusieurs lots sont attribués à des personnes qui ont constitué une société propriétaire de ces lots, chaque associé participe néanmoins à l’assemblée du syndicat et y dispose d’un nombre de voix égal à la quote-part dans les parties communes correspondant au lot dont il a la jouissance. En cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d’accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l’un d’entre eux ou du syndic.

C - PRESIDENCE ET BUREAUX

Au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne sous réserve des dispositions de l’article 50, alinéa 1 du décret du 17 mars 1967 son président, et deux scrutateurs.

Est élu celui des copropriétaires présents qui a recueilli le plus grand nombre de suffrages.

L’élection du président et des scrutateurs est acquise par un vote distinct pour chacun d’entre eux à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés.

Le président prend toutes les mesures nécessaires au déroulement régulier de la réunion.

Le syndic ou son représentant assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Le Syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent présider l’Assemblée.

D - PROCES- VERBAUX

Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l’article 1316-4 du code civil. Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix. Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions. Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil.

Les copies ou extraits de ces procès-verbaux à produire en justice ou ailleurs sont certifiés par le Syndic ; ils sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet.