GESTION ET COMPTABILITE

I- LA COPROPRIETE

1. Les obligations légales

• suivi de la législation : -** loi du 10 juillet 1965 n° 65 557 -** décret du 17 mars 1967 n° 67 223 -** loi du 21 juillet 1994 n° 94 624 -** loi SRU du 14 décembre 2000 -** loi 2003-590 du 02 juillet 2003 -** textes d’application

• règlement de copropriété et état descriptif de divisions : -** mise à jour imposée par la loi -** modification du statut du Syndic

• le Conseil Syndical : -** suivi de la fin des mandats des conseillers syndicaux -** constitution des Commissions -** élection du Président Syndic -** convocation aux réunions avec ordre du jour -** compte rendu des réunions

• Assemblée Générale : -** convocation par lettre R.AR (minimum 1 mois avant la date) -** pouvoirs, feuilles de présence, bulletins de vote -** votes, résultats -** compte rendu par lettre R.AR à tous ceux qui ont voté contre à une résolution et à tous les absents et non représentés.

2. Les budgets

• gestion ordinaire : -** prévisions annuelles des dépenses par poste -** par poste : ventilation trimestrielle -** mensuellement : suivi des consommations gaz, électricité, eau

• gros entretien : -** établissement d’un plan quinquennal -** prévision annuelle des dépenses par type de travaux -** planning annuel des travaux

• le suivi trimestriel (contrôle budgétaire) : -** contrôle par poste et rubrique des dépenses réelles par rapport aux prévisions / explication des écarts constatés -** réajustements éventuels

3. L’administration générale

• achats - ventes : notaires : -** questionnaires -** certificats article 20 -** frais de dossier mutations : -** mise à jour des dossiers -** mise à jour du programme Modif. (informatique)

• appels de provisions trimestriels (1600 comptes) et encaissements -** encaissement des charges -**remise bancaire des chèques -** remise d’espèces -** tri des appels (agences et autres) et envois -** prélèvements mensuels mise à jour fichier info. disquette (banque) -** relances simple et R.AR

• régularisation annuelle des charges (apurement) : -** avec appel 2ème trimestre année N+1

• déclarations annuelles : -** revenus fonciers -** revenus financiers -** gros travaux -** part récupérable sur locataire

• régularisation des comptes des copropriétaires vendeurs

4. La comptabilité

• Adaptation du plan comptable au S.C.C.R. et mise à jour
• Comptabilité des appels de charges par budget (1600 comptes)
• Comptabilité analytique d’exploitation par poste de budget
• Comptabilité des comptes copropriétaires (1600 comptes)
• Comptabilité des comptes fournisseurs et des dettes sociales et fiscales
• Comptabilité des comptes financiers (états des rapprochements, compte SICAV, compte sur livrets, compte à terme)
• Comptabilité des recettes diverses (administratif, déménagement, emménagements, etc.)
• Comptabilité des sinistres et autres comptes d’attente
• Immobilisations et amortissements (suivi des états et des dotations)
• Provisions (congés payés, exceptionnelles, réajustement des charges, etc.)
• Balance des comptes -** des débiteurs -** des fournisseurs et C.A.
• Comptabilité des stocks (inventaires physiques)
• Compte de résultat par budgets
• Bilan annuel
• Contrôle des comptes - Commissaire aux Comptes et Commission finance
• Contrôle budgétaire trimestriel

Paie S.C.C.R. (47 salariés)

2 régimes - général - agricole

• Comptabilité de paie par services
• Déclarations sociales et fiscales

Relations avec les résidents (copropriétaires et locataires)

• Questions administratives et comptables
• Correspondances diverses et variées

Apurement des comptes de charges

• Général
• Ventes (remboursement des crédits)

Gestion trésorerie Outils informatiques

• Adaptation des progiciels et mise à jour pour la gestion comptable et financière du S.C.C.R. et de la paie.
• Maintenance SEII et IBM
• Elaboration de programmes - cahier des charges
• Assemblées Générales informatisées
• Traitement de texte pour relances
• Sauvegardes
• Clôture des comptes - historiques

5. L’administration des achats

• commande en fonction du budget
• bon de commande en connaissant l’estimation du prix
• si dépense inférieure à 7.622,45 € -** bon établi par le chef de service -** visé par le Directeur (1ex. fournisseur, 1ex. compta., 1ex. souche)

• si dépense comprise entre 7.622,45 € et 15.244,90 € -** consultation pour obtenir le meilleur prix -** bon de commande établi par le Directeur -** visé par le Président Syndic

• si dépense supérieure à 15.244,90 € -** appel d’offre auprès de 3 entreprises -** analyse des offres et rapport présenté au Président de Commission -** commande passée par le Directeur et visée par le Président Syndic

• bon de livraison ou d’exécution des travaux
• facture visée par le chef de service avec indication de l’imputation ou par le Directeur
• paiement par chèque à 30 jours (si montant supérieur à 7.622,45 € signature Président Syndic et Directeur ou Président Syndic seul)
• contrats -** suivi des dates d’échéance (3 ans - 5 ans) -** appel d’offre -** analyse des offres et rapport -** contrats signés par le Président Syndic et le Directeur -** processus achats -** rédaction cahier des charges (aide experts) -** appels offres -** dépouillement appels offres avec experts

6. L’administration du personnel

• application des décisions du directeur
• définition des postes - horaires de travail - plannings
• recrutement -** annonces (journaux, A.N.P.E.) -** suivi des mesures et aides (jeunes, chômeurs longue durée) - ** choix du candidat -** contrat d’embauche -** déclaration préalable (S.S. ou M.S.A.)

• départs (retraites, démissions, licenciement) -** respect du préavis -** entretien avec la personne -** certificat de travail -** solde de tout compte

• gestion -** suivi de la convention collective et de la législation -** ancienneté - promotions -** suivi des congés payés, maladie, A.T. -** pointage -** paye, acomptes, avances -** déclarations accidents de travail - certificat de travail -** déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles, annuelles) -** demande de remboursement indemnités journalières

• divers -** règlement intérieur -** relations avec inspection du travail -** délégués du personnel (élections, réunions) -** formation (crédits, stages) -** habitation 1% (crédits - demandes) -** mutuelle -** suivi R.T.T. 35 heures jusqu’en 2004

• personnel extérieur -** intérimaires (surveillance NOVATEC) (espaces verts C.B.L.)

• condition de travail et sécurité sur les chantiers

7. Le juridique

• Suivi de la législation

a. Impayés

• suivi trimestriel des soldes débiteurs
• préparation du dossier pour saisir l’avocat
• suivi de l’état d’avancement du dossier
• état des débiteurs + actions en cours

b. Autres dossiers contentieux

• préparation du dossier pouvant porter sur : -** malfaçon travaux -** accidents ou sinistres importants -** organismes divers (S.S., caisse de retraite, etc.) -** syndicat secondaire -** non respect du règlement de copropriété

• suivi de l’état d’avancement des dossiers

8. Assurances

• analyse des risques - détermination des assurances à souscrire
• appels d’offres (tous les 5 ans)
• négociation des augmentations annuelles et contrôle des primes
• déclarations de sinistres
• établissement de devis
• expertises
• gestion des dossiers contentieux
• suivi des remboursements
• analyse annuelles du compte sinistre et réaffectation des remboursements

II- SAIC LA COLLINE DU MIDI

Il reste encore 500 actionnaires qui ne possèdent plus que 88503 parts sur 328125.

• tenue des registres et fichiers
• retraits ou cessions
• questionnaires notaires
• quitus et certificat article 20
• frais de dossiers
• budget annuel
• comptabilité - compte de résultat - bilan - annexes
• convocation A.G. mandats administrateurs / mandats Commissaire aux Comptes
• compte rendu A.G.
• dépôt greffe tribunal - commerce
• apurement compte de construction
• apurement provision pour risque
• renouvellement administrateurs
• renouvellement Commissaire aux Comptes
• communications légales

III- ASSOCIATION SPORTIVE

• budget annuel
• détermination des cotisations
• contrats maîtres nageurs
• A.G. de l’association
• relations maîtres nageurs / DDASS
• bilan - compte de résultats - notes de débit
• suivi des contraintes techniques liées à l’exploitation d’une piscine