Le conseiller syndical

Conseiller syndical, de la vocation à l’action

 Assister le syndic et contrôler sa gestion
 Assurer le relais entre copropriétaires et syndic
 Apaiser les conflits, contacter les prestataires de l’immeuble...

La prochaine assemblée générale se profile à l’horizon, et vous vous dites qu’une gestion plus rigoureuse apporterait une meilleure qualité de prestations pour un coût égal, voire moindre. Pourquoi ne pas franchir l’étape suivante, et présenter votre candidature au conseil syndical Mais savez-vous exactement à quoi vous allez vous engager ? Connaissez-vous les possibilités d’action et les limites de l’intervention d’un conseiller syndical ? Envisagez-vous le temps que vous devrez consacrer à vos nouvelles fonctions et de quelles connaissances vous devrez vous armer si vous voulez atteindre les objectifs que vous souhaitez voir fixer ? La mission du conseil syndical peut se résumer par quelques mots : assister le syndic et contrôler sa gestion, II n’y a pas de bon syndic sans un bon conseil syndical, n’hésite pas à affirmer Jean-Yves Payet-Descombes, président directeur général du cabinet Michel Ricard à Paris, qui considère qu’un syndic, même très compétent, ne peut assurer à lui seul une gestion optimale. C’est bien pour cette raison que l’élection d’un conseil syndical est obligatoire dans toute copropriété, et ce depuis 1995. Pour autant, les conseillers ne doivent pas empiéter sur les prérogatives du syndic, ni prendre le pas sur le syndicat, notamment en se substituant à l’assemblée générale, qui détient seule le pouvoir de décision.

Quel peut être l’apport du conseil syndical ?

Le conseil syndical remplit d’abord une fonction de communication. Les copropriétaires pris individuellement sont souvent désarmés, peu informés. Sauf à avoir un syndic particulieremcnt disponible et obligeant, leur seul véritable accès à l’information se résume à la consultation des pièces comptables, possible une fois par an, et aux réponses apportées aux questions posées lors des assemblées générales. Et sans conseil syndical, le syndic est lui aussi privé de porte-parole. Assurer le relais entre le syndic et les copropriétaires peut consister à signaler les dysfonctionnements : chaudière mal réglée, fuite d’eau, panne d’ascenseur, tapage nocturne, annexion ’sauvage’ d’une partie commune, absence du gardien durant ses heures de permanence... C’est le B-A-BA, la mission minimaliste à laquelle se limitent bon nombre de conseillers syndicaux. Ils ont tort, car la loi du 10 juillet 1965 donne au conseil syndical la faculté de se saisir de toute question interessant le syndicat (art. 21). Ses attributions se revèlent donc à géométrie très variable tant il est vrai qu’il peut, sans outrepasser ses prérogatives, aménager les contours de ses interventions. Ainsi, un conseiller s’avisant que le gardien pourrait consacrer son temps et ses unités de valeur à une tâche plus utile que la distribution du courrier de porte en porte va t-il proposer l’installation d’une batterie de boites aux lettres. Un autre, constatant que la chaufferie de l’immeuble fonctionne pratiquement neuf mois par an pour quelques occupants très frileux, va persuader ces derniers d’utiliser des chauffages d’appoint en demi-saison.

Qui peut être membre du conseil syndical ?

Tout copropriétaire ’en titre’ peut être élu au conseil syndical de son immeuble, ainsi que son conjoint (mais à l’exclusion du concubin). Sont également éligibles le représentant légal d’un coproprietaire (le tuteur d’un mineur, par exemple), ou les représentants de personnes morales. De même, Ies associés d’’une société d’attribution, elle-même copropriétaire, et les bénéficiaires d’un contrat de location-vente peuvent en être membres. En revanche, le syndic, son conjoint, ses ascendants ou descendants, ainsi que ses "préposés" (collaborateurs mais aussi concierges et gardiens) même copropriétaires dans l’immeuble, ne peuvent siéger au conseil syndical.

Comment sont désignés les conseillers syndicaux ?

Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité absolue de l’article 25 (ou à la majorité simple de l’article 24 en ’deuxième lecture’.) et l’election de chaque membre doit faire l’objet d’une décision distincte. Les mêmes majorités s’appliqueront pour leur révocation. Les candidats peuvent se présenter a tout moment et même au tout dernier, juste avant le vote en assemblée générale. Leur mandat est de trois ans au minimum, mais il peut être renouvelé indéfiniment.

L’obligation de se doter d’un conseil syndical n’a pas vraiment de sens dans les petites copropriétés de moins de dix lots par exemple. Aussi est-il possible de s’en passer à condition de respecter un certain formalisme : la renonciation doit être décidée à la double majorité de l’article 26. Il suffira en revanche de la majorité de l’artidc 25 pour revenir sur cette décision. Une renonciation qui ne sera pas possible lorsque la copropnété a adopté la forme coopérative. A défaut de candidats, ou d’élus et faute de renonciation à constituer un conseil, le syndic doit notifier, sous un mois, le PV mentionnant cette carence. Le syndic ou un ou plusieurs copropriétaires auront alors la faculté de saisir le tribunal de grande instance et de demander la nominalion judiciaire des membres du conseil. Le juge pourra soit désigner les personnes qui se seraient présentées mais dont la candidature n’aurait pas éte retenue, soit constater l’impossibilité de constituer un conseil syndical. Mais c’est une issue rare, en pratique.

Combien de membres faut-il élire pour former un conseil ?

Si le règlement de copropriété est muet à ce sujet, c’est aux copropriétaires réunis en assemblée générale de fixer le nombre de membres du conseil syndical. Il est préférable de prévoir un nombre maximal de conseillers plutôt qu’un nombre fixe : si les candidats sont peu nombreux, le conseil pourra tout de même se voir valablement constitué. II est aussi avisé de prévoir des suppléants en cas de défaillance des titulaires (vente de I’appartement, décès, démission, révocation), sachant que le conseil ne sera plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant. Enfin, fixer un nombre impair de conseillers (au moins trois) permet de dégager plus facilement une majorité au moment des votes. Enfin, il est important que le conseil syndical soit représentatif de l’ensemble des membres du syndicat, afin que les intérêts de chaque catégorie soient pris en compte : un détenteur de nombreux tantièmes, un propriétaire de lot modeste, un propriétaire occupant, un propriétaire bailleur, un propriétaire occupant le bâtiment rue, un autre le bâtiment cour, etc. En cas d’existence d’un syndicat secondaire, il va de soi qu’il doit disposer d’au moins un siège au conseil du syndicat principal.

Qui détermine les règles de fonctionnement du conseil syndical ?

Ni la loi du 10 juillet 1965. ni son décret d’application de 1967 ne s’étendent beaucoup sur les règles de fonctionnement du conseil, laissant au règlement de copropriété, et à défaut à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le soin de les définir plus précisément. Ce que déplorent d’ailleurs les associations de copropriétaires. Unique formalité imposée au conseil, après sa désignation : élire son président. Mais la Commission relative à la copropriété a émis une recommandation (n°13) énumérant un certain nombre de suggestions pour un fonctionnement efficace. Comme de déterminer d’entrée en assemblée générale le nombre de conseillers et de suppléants pouvant étre élus, la durée des mandats, le mode de convocation et la fréquence des réunions, la fixation de l’ordre du jour, le nombre minimal de présents pour assurer la validité des délibérations, les modalités de diffusion des comptes rendus... Sans oublier de faire enregistrer le PV de l’assemblée au Fichier immobilier pour offiicialiser le tout.

Quel est le rôle du président ?

Le président est le seul membre du conseil à disposer d’un pouvoir réel en cas de crise : il peut convoquer l’assemblée générale si le syndic, sollicité, se refuse à le faire (art. 8 du décret) et saisir le juge des référés pour demander la transmission des dossiers du syndicat indûment retenus par le précédent syndic (art 18.2 de la loi). Contrairement à une idée reçue, le président n’est pas désigné par l’assemblée, mais par les membres du conseil. Son élection à généralement lieu lors de la tenue de la première réunion suivant l’assemblée générale, à moins qu’une suspension de séance ne soit prévue pour ce faire. Il est logique que le président agisse comme une courroie de transmission entre le conseil et le syndic. Souhaitable aussi, car une multiplicité d’interlocuteurs compliquerait singulièrement la tache de ce dernier. Les conseils qui fonctionnent le plus efficacement ont des membres qui se répartissent les dossiers (ou qui se subdivisent en commissions dans les grandes copropriétés), de préférence en fonction des compétences et des affinités de chacun. Untel se verra confier le suivi de la comptabilité, tel autre se saisira du dossier relatif à la rénovation envisagée de la chaufferie, tandis qu’un troisième suivra les travaux en cours ou approfondira le cas des copropriétaires en situation d’impayés, etc. Mais le président devra jouer son rôle de coordinateur, s’assurer que chacun s’acquitte bien de la tâche qui lui est assignée, et en rende compte au cours des réunions. Pour respecter le caractère collégial des prises de position, même dans les petites copropriétés, il est préférable de ne pas se contenter de ’conversations de palier’, et d’organiser des réunions de conseil à intervalles réguliers ou lorsque se présente un alea qui mérite concertation. Le président convoque les conseillers avant chaque réunion en établissant un ordre du jour précis. C’est également à lui - et non au syndic - qu’il appartient d’animer la réunion. La désignation d’un secrétaire, permanent ou de séance, permettra de s’assurer de l’établissement d’un compte rendu écrit. Contrairement à une autre idée reçue et parfois, entretenue par le syndic, la présence de ce dernier aux réunions de conseils n’a rien d’obligatoire. Au contraire, pour assister aux réunions, il doit y être invité. De plus, il faut se souvenir que la participation du syndic est généralement facturée en vacation horaire et les réunions se tenant souvent en dehors des heures ouvrables, elles sont compter au prix fort.

Quelles sont les missions du conseil syndical ?

L’article 26 définit ainsi le champ d’intervention du conseil syndical : "Il contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés les marchés et tout les autres contrats ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution". Le syndic à l’obligation impérative de le consulter dans deux cas de figure : lorsqu’il envisage de conclure un marché ou un contrat d’un montant supérieur au seuil fixé en assemblée générale (art. 21). L’avis formulé par le conseil devra alors être recueilli par écrit et communiqué à l’assemblée générale à venir, ou encore, lorsque des travaux urgents sont rendus nécessaires. Le syndic doit alors consulter le conseil syndical avant de lancer une demande de provision (art. 37 du décret).

Pour le reste, le conseil syndical dispose d’un droit de regard permanent sur la gestion du syndic et pour l’exercer, il a la faculté de se faire communiquer, sur simple demande, tout document relatif au syndicat.

Un conseil nouvellement nommé aura tout intérêt à passer au crible les marchés et contrats... y compris celui du syndic. Il vérifiera l’adéquation entre les prestations et les besoins, l’application des formules d’indexation, et il comparera les niveaux de prix avec les tarifs de référence que pourront lui fournir les associations de copropriétaires.

En vitesse de croisière, il devra assurer que le règlement de copropriété est bien appliqué, s’impliquer dans l’élaboration de l’ordre du jour, ne pas hésiter à discuter le budget prévisionnel, s’assurer que les décisions prises en assemblée générale sont bien mises en oeuvres, que le syndic fait preuve de diligence et de discernement pour le recouvrement des impayés, et traite les demandes des copropriétaires. A intervalles réguliers, le conseil syndical se livrera à la vérification des comptes. Depuis la généralisation de la comptabilité provisionnelle imposée par la loi SRU, qui n’oblige le syndic à la communication des comptes qu’une fois par an, ce contrôle périodique (mensuel pour les grandes copropriétés, trimestriel pour les plus modestes, par exemple) est encore plus important : il permet de suivre l’exécution du budget prévisionnel pas à pas et de traquer toute erreur tant qu’elle est encore repérable. Il ne suffit pas de vérifier qu’à chaque charge correspond une dépense. Encore faut il s’assurer que chaque facture est bien justifiée, qu’elle correspond à une dépense autorisée, à un devis accepté, à un travail effectivement réalisé, qu’elle est bien imputée (à votre immeuble, au bâtiment concerné), correctement ventilée (en charges générales ou en charges spéciales). Le travail de contrôle précédent l’assemblée générale s’en trouvera aussi largement facilité.

Quelles sont les qualités requises pour être un « bon » conseiller syndical ?

A paiser les conflits entre occupants de l’immeuble, remplir le rôle de "sas de décompression , entre les copropriétaires et le syndic requiert avant tout un minimum de diplomatie et une certaine dose de psychologie. Surveiller la bonne exécution des travaux, contrôler les interventions des techniciens et la qualité de leurs prestations, recevoir les entreprises pour l’établissement de devis demande par ailleurs aux conseillers syndicaux une disponibilité (notamment durant les heures ouvrables) qu’il ne faut pas sous-estimer.

Mieux vaut donc avoir du temps devant soi, en particulier lorsque de gros travaux se profilent ou qu’un changement de syndic est envisagé. C’est la situation vécue par Nathalie Gérardo, présidente d’un conseil syndical parisien, qui a dû prendre en charge la recherche d’un futur syndic au pied levé, avant constaté qu’à la suite d’une cession de cabinet, le syndic en titre ne possédait pas de carte professionnelle. Elle estime avoir passé, durant trois mois, une demi-journée par semaine en concertation avec les autres conseillers, consultations auprès de l’Association nationale de la copropriété et des copropriétaires (ANCC) et visite aux syndics pressentis, comparaisons entre les différents contrats de mandats et prises de renseignements et références auprès d’autres copropriétés.

Il faut aussi savoir se ménager du temps pour se former, si nécessaire : Alain Ludger, juriste conseil à l’ARC, constate que bien des conseillers s’enlisent dans leur tâche par méconnaissance du droit de la copropriété et de la gestion comptable. Enfin, il ne faut pas devenir conseiller syndical si l’on n’a pas en tête l’intérét général, qui doit toujours guider le travail du conseil. Le risque d’investir ce rôle pour de mauvaises raisons : l’aspect jugé flatteur de la position, la possibilité de manifester un tempérment chicanier, voire l’espoir d’obtenir certaines faveurs de la part du syndic. La fonction de conseiller implique une honnêteté scrupuleuse, le sens de la collectivité et beaucoup de rigueur.

Les conseillers syndicaux sont-ils rémunérés ?

Les fonctions de président et de membre du conseil ne peuvent donner lieu a une rémunération (art. 27 du décret). En revanche, ils peuvent obtenir le remboursement de leurs frais. Des frais qui restent limités lorsqu’il s’agit de communications téléphoniques, de quelques courriers ou photocopies, mais qui peuvent vite s’élever en cas de recours à des conseils extérieurs. Le conseil syndical est, en effet, autorisé à se faire assister par « tout technicien de son choix » - architecte, ingénieur, juriste, comptable, etc. - ou de suivre des sessions de formation, voire de faire réaliser un diagnostic. Il s’agit, dans tous les cas, de dépenses qui doivent être réglées ou remboursées par le syndic sur présentation de justificatifs, tandis que les menus débours peuvent faire l’objet d’un forfait. Afin d’éviter dérapages et contestations, il serait souhaitable que les conditions de règlement de ces frais fassent l’objet d’une décision en assemblée générale et viennent compléter le règlement de copropriété.

L’usufruitier d’un lot peut-il être membre du Conseil syndical

Répondant récemment à un parlementaire, le Ministre de la Justice a indiqué que l’usufruitier n’entre dans aucune des catégories énoncées par l’article 21 de la loi du 10.07.1965 : « les copropriétaires, les associés de S. CI. d’attribution, les accédants ou les acquéreurs à terme dans un contrat de location-accession à la propriété immobilière, leurs conjoints ou leurs représentants légaux » pour être membre du Conseil syndical. Par conséquent, un usufruitier n’a pas qualité pour être membre du Conseil syndical. La Lettre de l’USGC n°69/septembre 2006